Funktionen
Alles, was melancer kann, und wo es aufhört
Zeiterfassung für Freelancer, Stundennachweise, die deine Kunden selbst öffnen, Rechnungen, die einer Prüfung standhalten, und die Zahlen für deine Steuerberatung. Jedes Bild auf dieser Seite ist die echte App, mit erfundenen Kunden.
Zeiterfassung für Freelancer, direkt im Browser
Bei melancer fängt alles mit der Stunde an. Starte den Timer, wenn du dich an die Arbeit setzt, wechsle die Aufgabe, wenn das Telefon klingelt, und stoppe ihn, wenn du fertig bist. Er läuft weiter, auch wenn du den Tab schließt, und die Laufzeit steht auf der Seite, ohne dass du etwas installieren musst.
Für den Nachmittag, an dem du ihn vergessen hast, trägst du die Zeit nachträglich ein. Ein Eintrag lässt sich bearbeiten, zu einer Uhrzeit aufteilen oder mit dem daneben zusammenführen. Überschneidungen lehnt melancer ab, damit ein Tag nie mehr Stunden hat, als er hatte.
Jeder Eintrag gehört zu einem Projekt und jedes Projekt zu einem Kunden, also weiß jede Stunde schon, wer sie bezahlt. Mit einer Ticketnummer wie #214 oder SHOP-42 wird daraus ein Link zu GitHub, GitLab, Jira, Linear oder deinem eigenen Tracker.
Du suchst eine Toggl-Alternative, willst deine bisherigen Stunden aber nicht verlieren? Von Toggl, Clockify oder Harvest zu melancer wechseln geht mit dem CSV-Export deines alten Tools. Lade den detaillierten Bericht hoch, und melancer zeigt dir vor dem Speichern, was ankommen würde: welchem deiner Kunden und Projekte jeder Name entspricht, was neu angelegt wird und welche Zeilen aus welchem Grund übersprungen werden. Zeit, die dein altes Tool schon abgerechnet hat, wird als anderswo abgerechnet markiert. Sie zählt in deinen Auswertungen, landet aber nie ein zweites Mal auf einer Rechnung, und ein ganzer Import lässt sich in einem Schritt rückgängig machen.
Zeiterfassung mit KI geht auch, ohne melancer überhaupt zu öffnen. Über den MCP-Server trägt ein KI-Assistent wie Claude Code, Cursor oder VS Code die Stunden ein, von denen du ihm erzählst („zwei Stunden auf SHOP-42 für die Migration“), startet und stoppt den Timer und sagt dir, was du diese Woche erfasst hast. Eine JSON-API macht dasselbe für deine eigenen Skripte. Beide halten sich an dieselben Regeln wie die Tagesansicht, und der Token, den du in den Einstellungen anlegst, entscheidet, ob sie nur lesen oder auch Zeit erfassen dürfen.
- Ein laufender Timer, und der Wechsel zur nächsten Aufgabe in einem Schritt.
- Einträge nachtragen, bearbeiten, aufteilen und zusammenführen; Überschneidungen werden abgelehnt.
- Ticketnummern, die in deinen Issue-Tracker verlinken.
- Tagesansicht, Wochenübersicht pro Projekt, und nicht abrechenbare Zeit, die trotzdem als gearbeitet zählt.
- Datum und Uhrzeit in deiner eigenen Zeitzone.
- Zeiterfassung mit KI über den MCP-Server, oder per API aus einem Skript.
- Wechsel von Toggl, Clockify oder Harvest: CSV-Export importieren, mit Vorschau und Rückgängig.
Projekte, Kunden und Budgets
Ein Kunde hat die Rechnungsanschrift, die USt-IdNr., die Währung und den Stundensatz. Ein Projekt kann einen eigenen Satz oder einen Festpreis haben, und eine Farbe, die du überall in der App wiedererkennst.
Gib einem Projekt ein Budget in Stunden oder in Euro, und melancer zeigt, wie viel davon verbraucht ist. Es warnt, wenn ein Projekt sich seinem Budget nähert, und markiert es, sobald es drüber ist, bevor die Rechnung daraus ein unangenehmes Gespräch macht.
Jeder Kunde und jedes Projekt hat eine eigene Seite: der letzte Eintrag, die letzte Rechnung und Zahlung, wann der Kunde zuletzt seinen Bericht geöffnet hat, und Stunden und Beträge für diesen Monat, die letzten zwölf Monate und die gesamte Zeit.
- Projekte nach Stunden oder zum Festpreis, pausiert oder abgeschlossen, wenn die Arbeit endet.
- Budgets in Stunden oder Geld, mit einer Warnung, bevor sie aufgebraucht sind.
- Kunden im Ausland, mit USt-IdNr. und eigener Währung.
- Kunden archivieren, mit denen du nicht mehr arbeitest, ohne ihre Geschichte zu verlieren.
Der Stundennachweis für Kunden, als Link
Eine Rechnung sollte nie das erste Mal sein, dass ein Kunde eine Zahl sieht. Ein Berichtslink zeigt einem Kunden seine eigenen Stunden für eine Woche oder einen Monat: pro Tag, pro Projekt und pro Ticket, und wenn du willst, mit Beträgen und Budget.
Dein Kunde braucht kein Konto. Er öffnet den Link, sieht den laufenden Zeitraum und die davor, und kann ihn drucken oder als PDF speichern. Ist ein Zeitraum vorbei, wird der Bericht so eingefroren, wie der Kunde ihn zuerst gesehen hat. Die Zahl, der er zugestimmt hat, ändert sich danach nicht mehr.
Der Link zeigt diesen Kunden und sonst nichts aus deinem Konto. Du kannst ihn widerrufen oder ablaufen lassen, er setzt kein Cookie und bittet Suchmaschinen, draußen zu bleiben.
- Wöchentlich oder monatlich, für alle Projekte eines Kunden oder nur einige.
- Stunden pro Tag, Projekt und Ticket; Beträge und Budget, wenn du willst.
- Am Ende jedes Zeitraums eingefroren, und als eingefroren gekennzeichnet.
- Widerrufen, ablaufen lassen, und sehen, wann er zuletzt geöffnet wurde.
Die Rechnung aus der Zeiterfassung
Wähle einen Kunden und einen Zeitraum, und melancer entwirft die Rechnung aus den noch nicht abgerechneten Stunden, nach Projekt, Ticket oder Tag gruppiert. Eigene Pauschalpositionen fügst du hinzu, und Auslagen, die du weiterberechnen willst, kommen aus den Ausgaben mit.
Die Rechnung enthält alle Angaben nach § 14 UStG, mit einer Rechnungsnummer, die nie übersprungen oder doppelt vergeben wird. Beim Stellen wird das PDF mit seiner Prüfsumme gespeichert, und danach lässt sie sich nicht mehr still ändern: Ein Fehler wird mit einer Stornorechnung korrigiert, so wie es die GoBD erwarten.
Verschick sie aus melancer per Mail, mit deinem eigenen Text, auf Deutsch oder Englisch, und Antworten landen bei dir. Zahlungen und Teilzahlungen trägst du ein, wenn sie ankommen, und melancer zeigt dir, was überfällig ist.
- Entwürfe aus offenen Stunden und weiterberechneten Auslagen.
- Lückenlose Rechnungsnummern nach deinem eigenen Muster.
- Reverse-Charge-Rechnung für Geschäftskunden in der EU, und Rechnungen in CHF oder einer anderen Währung.
- Versendet, bezahlt, teilweise bezahlt, überfällig und storniert, mit dem Verlauf jedes Schritts.
- Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer.
Ausgaben mit ihren Belegen
Trag ein, was dein Geschäft ausgegeben hat, so wie es auf dem Beleg steht: Lieferant, Bruttobetrag und Steuersatz. Melancer rechnet die Vorsteuer aus und bewahrt den Beleg selbst beim Eintrag auf, als PDF oder als Foto vom Handy.
Markiere eine Ausgabe als nicht abziehbar, etwa den Privatanteil der Handyrechnung, dann bleibt sie aus der Vorsteuer. Markiere sie als weiterberechenbar an einen Kunden, dann landet sie auf seiner nächsten Rechnung.
- Belege als PDF oder Bild, beim Eintrag aufbewahrt.
- Vorsteuer aus dem Bruttobetrag, in Euro oder einer anderen Währung.
- Auslagen, die auf der nächsten Rechnung des Kunden landen.
- Kategorien, die zu den DATEV-Konten passen.
Welcher Kunde sich wirklich lohnt
Der vereinbarte Stundensatz und der, den du tatsächlich verdienst, sind selten dieselbe Zahl. Melancer zeigt pro Kunde und pro Projekt die Stunden, den abrechenbaren Anteil, was abgerechnet ist und was noch nicht, und den effektiven Stundensatz, der dabei herauskommt.
Die Übersicht begleitet den Monat: die Stunden der Woche und des Monats, die Arbeit im Vergleich zu deinem monatlichen Umsatzziel und eine Prognose, wo der Monat enden wird. Weiter unten stellen die Trends diesen Monat neben den letzten und zeigen Stunden und Einnahmen der letzten zwölf Monate.
- Effektiver Stundensatz und abrechenbarer Anteil, pro Kunde und Projekt.
- Ein monatliches Umsatzziel mit Prognose.
- Dieser Monat gegen den letzten, und zwölf Monate Stunden und Einnahmen.
- Jede Währung für sich, nie heimlich umgerechnet.
Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten, DATEV-Export mitnehmen
Melancer bereitet die Zahlen vor, die du als Freelancer in Deutschland melden musst, in der Form, die das Formular verlangt: die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ihren echten Kennziffern, nach Soll- oder Ist-Versteuerung, pro Monat, Quartal oder Jahr, und die Zusammenfassende Meldung (ZM) für Reverse-Charge-Kunden. Hinter jeder Zahl stehen die Rechnungen und Ausgaben, aus denen sie kommt.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG siehst du den Umsatz dieses und des letzten Jahres gegen die Grenzen, mit einer Warnung, lange bevor eine erreicht ist. Für Beträge in einer anderen Währung nimmt melancer den Monatskurs, den du aus der Tabelle des Bundesfinanzministeriums einträgst.
Am Ende eines Zeitraums nimmst du einen DATEV-Export für deine Steuerberatung mit: die Buchungen, mit den Rechnungs-PDFs und den Belegen darin. Melancer ist keine Steuerberatung, bereitet Zahlen statt Erklärungen vor und übermittelt nichts ans Finanzamt.
- Die Zahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung, Soll oder Ist, mit den Einträgen hinter jeder Kennziffer.
- Die ZM für Geschäftskunden in anderen EU-Ländern.
- Die Kleinunternehmer-Grenzen, mit einer Warnung ab 80 %.
- Ein DATEV-Export pro Zeitraum, mit PDFs und Belegen.
Deine Daten, und wer sich angemeldet hat
Melancer wird in Deutschland gehostet und lädt nichts von anderen: kein Tracking, kein Pixel, kein fremdes Skript, und deshalb kein Cookie-Banner. Dein ganzes Konto exportierst du als JSON mit deinen Dateien in einem Download, und wenn du es löschst, ist alles auf einmal weg.
Schütze dein Konto mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung über jede Authenticator-App, mit Wiederherstellungscodes für den Tag, an dem das Handy weg ist. Sieh, wo du angemeldet bist, melde die anderen Geräte ab, und lies im Sicherheitsprotokoll Anmeldungen, Fehlversuche, Exporte und neue Berichtslinks nach.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Wiederherstellungscodes.
- Deine Sitzungen, und alle anderen Geräte abmelden.
- Ein Sicherheitsprotokoll, das zwölf Monate aufbewahrt wird.
- Der vollständige Export, und Löschen in einem Schritt.
- Eine Wochenübersicht, Erinnerungen an überfällige Rechnungen und Budgetwarnungen, auf Wunsch per Mail.
Was melancer nicht macht
melancer macht weder deine Buchhaltung noch deine EÜR noch deinen Bankabgleich. Es übermittelt nichts ans Finanzamt. Es ist kein CRM und kein Projektmanagement, es nimmt keine Zahlungen entgegen, und es ist nicht deine Steuerberatung. Es erfasst die Stunde, weist sie dem Kunden nach, rechnet sie korrekt ab und übergibt den Rest.
- Buchhaltung und EÜR
- Bankanbindung und Abgleich
- Übermittlung über ELSTER
- CRM, Leads oder Pipeline
- Aufgaben, Kanban und Gantt
- Zahlungen deiner Kunden
- Lohn und Mahnwesen
- Steuerberatung
Passt zu dem, was du schon nutzt
Jede Stelle, an der melancer ein anderes Werkzeug trifft, ist eine Funktion, die es nicht selbst bauen muss. Das ist der Plan und kein Nachgedanke - und deshalb steht hier auch ehrlich, was es noch nicht gibt.
- DATEV-Export für die Steuerberatung Verfügbar Ein Archiv pro Periode, mit den Rechnungs-PDFs und den Belegen.
- Import aus Toggl, Harvest und Clockify Verfügbar Der Weg herüber, wenn du von einer Zeiterfassung kommst, die beim Timer aufhört: deine bisherigen Stunden kommen mit, mit Vorschau vorab.
- Rechnungen an Lexware Office übergeben In Arbeit Heute laden dessen Nutzer die PDFs aus dem Export von Hand hoch.
- Kalender-Import In Arbeit Aus einem Termin, den du ohnehin gebucht hast, wird eine erfasste Stunde.
- REST-API und MCP-Server Verfügbar Stunden erfassen, indem du es deinem KI-Assistenten sagst, und ein Skript erledigen lassen, was melancer nie tun wird.
- Webhooks In Arbeit Damit die Anbindungen, die melancer nie baut, von neuen Stunden und Rechnungen erfahren, sobald es sie gibt.
Fragen zu den Funktionen
Kann ich aus meiner Zeiterfassung eine Rechnung machen?
Ja. Wähle einen Kunden und einen Zeitraum, und melancer entwirft die Rechnung aus den noch nicht abgerechneten Stunden, nach Projekt, Ticket oder Tag gruppiert. Vor dem Stellen kannst du Pauschalpositionen ergänzen.
Braucht mein Kunde ein Konto für den Stundennachweis?
Nein. Ein Berichtslink öffnet sich ohne Anmeldung, zeigt nur die Stunden dieses Kunden und wird am Ende jedes Zeitraums eingefroren, damit sich die Zahlen danach nicht mehr ändern.
Eignet sich melancer für Kleinunternehmer?
Ja. Eine Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG hat keine Umsatzsteuer und den richtigen Hinweis, und die Steuerseite zeigt deinen Umsatz gegen die Grenzen dieses und des letzten Jahres.
Kann ich Kunden im Ausland Rechnungen stellen?
Ja. Geschäftskunden in anderen EU-Ländern bekommen eine Reverse-Charge-Rechnung und erscheinen in der ZM, und ein Kunde kann in seiner eigenen Währung abgerechnet werden, etwa in CHF.
Wie verbinde ich Claude oder einen anderen KI-Assistenten?
Lege in den Einstellungen unter API einen Token an und füge damit den MCP-Server von melancer zu deinem Assistenten hinzu. Claude Code braucht dafür einen Befehl, den die Seite fertig zum Kopieren zeigt, und Cursor, VS Code und die meisten anderen Assistenten nehmen dieselbe Adresse und denselben Header. Danach listet der Assistent deine Projekte auf, trägt Zeit ein, korrigiert sie und bedient den Timer. Die Konnektoren auf claude.ai melden sich auf anderem Weg an, den melancer noch nicht anbietet.
Kann ich meine Stunden aus Toggl mitnehmen?
Ja, aus Toggl Track, Clockify und Harvest. Exportiere den detaillierten Bericht als CSV, lade ihn unter Zeit hoch und prüfe die Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Zeit, die das alte Tool schon abgerechnet hat, landet nie auf einer melancer-Rechnung, und einen Import, den du bereust, machst du in einem Schritt rückgängig.
Übermittelt melancer meine Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Nein. Es bereitet die Zahlen mit ihren Kennziffern und einen DATEV-Export für deine Steuerberatung vor. Die Übermittlung bleibt bei dir, bei ELSTER oder bei deiner Steuerberatung.
Probier es mit deinen eigenen Stunden
Kostenlos, solange melancer in der Beta ist. Keine Karte, keine Nutzerplätze, und deine Daten exportierst du, wann immer du sie zurückwillst.